Membre du personnel sortant

Pourquoi partir en mobilité quand on est membre du personnel?

Parce que c'est une occasion unique de...

• Partager l'expertise et échanger de bonnes pratiques ;
• Expérimenter d’autres contextes de travail ;
• Acquérir de nouvelles compétences pédagogiques, linguistiques, culturelles et/ou digitales ;
• Rencontrer les pairs pour développer des activités communes ;
• Améliorer la coopération entre EES ;
• Permettre aux étudiant.e.s de bénéficier des connaissances et de l’expertise d’enseignant.e.s et d’expert.e.s d'autres pays européens et les préparer ainsi mieux au monde du travail ;
• Faire vivre une expérience d’internationalisation aux étudiant.e.s qui ne sont pas en mesure de participer aux programmes de mobilité ;
• Encourager les étudiant.e.s à la mobilité et les aider à s'y préparer ;
• Promouvoir notre institution et le travail des équipes;
• Améliorer les perspectives de carrières,
• Apporter une motivation différente dans le travail ;
• Incarner les valeurs européennes ;
• S’enrichir humainement.
   

Comment passer de l'idée à la concrétisation?

Votre référent.e de Relations Internationales (RI), un collègue, un partenaire, une annonce sur un site… Quelque chose ou quelqu’un vous a donc insufflé l’idée d’une mobilité ?

Le schéma de flux d’une mobilité sortante d’un membre du personnel Hénallux vous donne un aperçu détaillé des étapes qui constituent la réalité d’un projet de mobilité financé par le service des Relations Internationales.

La première chose à faire ? Lire les informations disponibles sur ce site et vous tourner vers votre référent.e RI pour un accompagnement personnalisé.

Qui sont les participant.e.s éligibles pour une mobilité à l’Hénallux ?

Tous les membres du personnel sous contrat de la Haute Ecole, quels que soient le statut, l’ancienneté et la fonction.

Vraiment tous? Oui, à l’Hénallux, chaque étudiant.e et membre du personnel a la possibilité de poser sa candidature pour vivre une expérience internationale sans distinction de genre, d’origine, de situation de handicap, de croyance, d’orientation ou de tout autre critère personnel.

Qui sont les acteur.rice.s des mobilités à l’Hénallux ?

L’équipe des Relations Internationales se tient au service des membres du personnel pour les accompagner dans leur projet : elle se compose de référent.e (« single point of contact » ou point de contact privilégiés des Relations Internationales dans les domaines), de gestionnaires administratifs et financiers (qui assurent le support « back office » des dossiers) et d’un.e coordinateur.trice des Relations Internationales.

En parallèle, les directions de département de domaine, leurs directions adjointe ou d’autres responsables hiérarchiques direct.e.s évaluent les candidatures, assurent le suivi des absences, la dissémination interne, etc.

Qui sont les bailleurs de fonds des mobilités à l’Hénallux ?

Les principales sources de financement des mobilités sont Erasmus+ et les Fonds d’Aide à la Mobilité dans l’Enseignement Supérieur (FAMES), appelés aussi Fonds Nationaux. Les membres du personnel peuvent également bénéficier d’un soutien financier pour des mobilités organisées dans le cadre de projets ou missions ARES, WBI, etc. Les montants et les modalités des aides varient en fonction de l’instrument utilisé et des budgets alloués par les différentes organisations.

Enseignement

La mobilité à des fins d’enseignement permet à tout.e enseignant.e de notre institution, « d’exercer des fonctions d’enseignement au sein d’un établissement d’enseignement supérieur partenaire situé à l’étranger » (Erasmus+ Programme Guide 2025, p.53).

Les Etablissements d’Enseignement Supérieur (EES) participants doivent être détenteurs de la Charte Erasmus ou être reconnus par l’autorité compétente et avoir signé un accord interinstitutionnel avant que la mobilité n’ait lieu.  

Les missions d’enseignements doivent inclure 8h pour une semaine ou une période plus courte (4h si en combinaison avec une formation / au prorata des jours supplémentaires si la mobilité dure plus d’une semaine).

Elle peut éventuellement s’effectuer dans plusieurs EES partenaires dans le même pays en étant alors considérée comme une période d’enseignement unique.

La mission peut également inclure une composante virtuelle.

Formation

• Généralités

« La période de formation à l’étranger permet à tout membre du personnel d’un établissement d’enseignement supérieur de prendre part à une activité de formation à l’étranger qui présente un intérêt pour le travail quotidien du participant au sein de son EES. » (Erasmus+ Programme Guide 2025, p.53).

La formation peut avoir lieu auprès d’un EES partenaire (y compris dans le cadre d’un Blended Intensive Program ou BIP, au sein d’une entreprise ou tout autre lieu de travail pertinent. Elle peut également s’organiser de manière hybride ou prendre place dans plusieurs organismes situés dans le même pays (en étant alors considérée comme une période d’enseignement unique).

De plus, « La Commission insiste sur le fait que les mobilités du personnel à des fins de formation doivent permettre aux membres du personnel d’apprendre de nouvelles méthodes d’enseignement, d’apprentissage, ou des pratiques managériales ou administratives qui pourront ensuite être appliquées dans leur établissement. » (Guide du porteur de projet 2025, p24)

La participation à des conférences ou événements similaires propres aux disciplines est exclue du programme Erasmus+ et ne peut donc pas être prise en charge par les Relations Internationales. (Erasmus+ Programme Guide 2025, p.53).

• Spécificités des Cours de langues

Il est possible pour un.e membre du personnel de se porter candidat.e pour suivre un cours de langue à l’étranger. Il doit s’agir d’un projet d’immersion totale ponctuel s’inscrivant dans un processus d’apprentissage d’une langue cible utile au « travail quotidien du participant au sein de son EES » (voir point précédent).

Vous souhaitez évaluer vos compétences linguistiques ?

Consultez le passeport des langues et la grille d’autoévaluation version française, version anglaise, version espagnole-cast, version néerlandophone.

Vous souhaitez développer vos compétences linguistiques ? Néerlandais? Espagnol? Anglais? Allemand ? Italien ? Autre ?

Suivez des cours en ligne gratuitement via l’OLS sur EU Academy (consulter le document disponible ici pour plus d’information).

Profitez de l'outil Altissia, que l'Hénallux met à la disposition de tous les membres de sa communauté.

Inscrivez-vous aux cours de langue organisés par un établissement d'enseignement de promotion sociale. Pour être exempté des frais d'inscriptions, fournir à l'établissement de promotion sociale cette attestation dûment remplie par le directeur de votre implantation.

• Spécificités des compétences numériques avancées

Les membres du personnel sont réputé.e.s effectuer une mobilité afin de développer des « compétences numériques avancées » lorsqu’ils.elles suivent une formation telle que :

• Observation en situation (job shadowing) sur les outils de l’Initiative de la Carte Étudiante Européenne (ESCI), outils/logiciels d’éducation numérique, programmation, logiciels et systèmes informatiques spécialisés pour l’administration des établissements d’enseignement supérieur
• Participation à des formations sur l’ESCI, les outils/logiciels d’éducation numérique, la programmation, les logiciels et systèmes informatiques spécialisés pour l’administration des établissements d’enseignement supérieur.

Vous souhaitez évaluer  et développer vos compétences numériques?

Pour nons seulement évaluer et développer vos compétences numériques générales mais aussi les certifier au moment de votre meilleure convenance, utilisez la plateforme PIX.

Autre

Certains membres du personnel sont amenés à effectuer des mobilités qui ne relèvent ni d’une mission d’enseignement, ni d’une mission de formation. Ces mobilités ne sont alors pas financées par une bourse Erasmus+ ou FAMES mais, il est possible qu'elles le soient via d'autres instruments.

Quelques exemples :

• Un.e enseignant.e du domaine péda qui participe à un projet de coopération au développement via l’instrument « Amorce » de l’ARES
• Un.e directeur.rice qui prend part à une mission économique en Grande-Bretagne
• Un.e membre de l’équipe Relations Internationales qui va rencontrer un potentiel nouveau partenaire en Lituanie
• Un.e juriste qui participe à un projet de type « Capacity Building » avec le Maroc
• Etc.

Les pays de destination

Dans le cadre de projets financés par Erasmus+, les mobilités des membres du personnel s’organisent dans les États membres de l’Union Européenne, les pays membres de l’Association européenne de libre-échange (AELE) qui sont membres de l’Espace économique européen (EEE) à savoir, la Norvège, l’Islande et le Liechtenstein ainsi que les pays en voie d’adhésion à l’UE, les pays candidats et les candidats potentiels, c’est-à-dire la République de Macédoine du Nord, la République de Turquie et la République de Serbie.

Dans des cas dûment justifiés et si les fonds octroyés à l’institution le permettent, des mobilités hors UE peuvent être prises en charge via les fonds Erasmus+ ou Fames. Ces mobilités peuvent alors potentiellement s’organiser vers n’importe quel pays à l’exception (depuis l’appel 2025) de la Fédération de Russie et de la Biélorussie.

Certains instruments de l’ARES, des projets WBI ou les fonds propres de la Haute Ecole, par exemple, peuvent soutenir des mobilités vers un pays en particulier sans qu’il ne soit tenu compte des principes ci-dessus.

Dans tous les cas, la mobilité doit avoir lieu dans un pays autre que celui où est établi l’organisme d’envoi et que le pays où réside le membre du personnel.

Il est important de noter que toutes les destinations peuvent faire l’objet d’une réévaluation à tout moment, en fonction des conditions sanitaires et sécuritaires qui y règnent au moment de la présentation du projet.

Les partenaires

La Haute École de Namur-Liège-Luxembourg (Hénallux) compte près de 200 partenaires dans les autres Communautés belges, en Europe et dans le monde entier.

Pour choisir un établissement d'accueil, vous pouvez toujours consulter votre référent.e RI.

Temporalité

A condition d’obtenir l’accord des responsables hiérarchiques qui évalueront la faisabilité du projet au niveau de l’organisation des études et du travail, les mobilités peuvent en théorie s’organiser à n’importe quel moment de l’année.

Durée

La durée des mobilités dans l’UE (et pays associés) peut varier entre 2 jours et 2 mois. En dehors de l’UE, elle sera normalement de 5 jours consécutifs.

Sauf exception et cas particuliers, un jour supplémentaire sera accordé pour le voyage vers des destinations UE et 2 jours le seront pour les destinations HUE. Pour les distances de plus de 500km, ces jours pourront être doublés en cas de déplacement aller-retour en transport éco-responsable (tel qu’entendu par l’Agence Nationale de la FWB – AEF)

Généralités

Dans le cadre de projets spécifiques financés par l’ARES, WBI, etc. le montant des aides est établi au cas par cas.

En dehors de ces cas particuliers, les fonds européens et nationaux permettent à l’Hénallux de financer les frais de séjour et de transport de membres du personnel sur base forfaitaire : le.la membre du personnel reçoit donc une somme qu’il.elle gère librement de manière à couvrir tous les frais inhérents à sa mobilité. Pour lui permettre de les conscientiser, il lui est demandé de faire une « estimation des frais » via le document mis à sa disposition sur Mobinter.

Pour connaître les montants des contributions dont il.ellle bénéficiera, il.elle peut s’en référer aux tableaux ci-dessous. Attention cependant, tant les montant des frais de voyage que ceux des frais de séjours tels qu'ils figurent ici sont communiqués à titre purement indicatif. En effet, en fonction des budgets mis à disposition de l’Hénallux, le service des Relations Internationales se réserve le droit d’adapter l’information et les montants octroyés.

Exemple: si 10 mobilités sont prévues vers des pays européens et 3 en dehors de l’Europe et que les financements reçus ne correspondent qu’à 8 mobilités intra-européennes, il pourrait être décidé de ne pas autoriser les mobilités hors Europe et d’octroyer 80% des montants théoriques pour les 10 mobilités restantes.  

Frais de voyage (Outil pour calculer les kilomètres)

Frais de séjour (valable du 1er au 14ème jour/du 15ème au 60ème : 70%)

Participant.e à besoin spécifique

Dans le cadre du programme Erasmus+,« Une personne avec des besoins spécifiques est un participant potentiel (étudiant, jeune diplômé, doctorant réalisant une mobilité d’étude/de stage, membre du personnel) dont les conditions personnelles au niveau physique, mental ou médical sont telles que sa participation au projet ou à l’action de mobilité ne serait pas possible sans un soutien financier complémentaire.».

Les candidat.e.s à un mobilité ayant des besoins spécifiques sont invité.e.s à contacter leur référent.e RI et ou leur référent.e inclusion. Ensemble, ils.elles veilleront tout d’abord à s’assurer que l’établissement ou l’organisation d’accueil dispose de l’infrastructure nécessaire à l’encadrement du.de la participant.e.

Ensuite, ils.elles pourront établir un dossier de demande de prise en charge des frais supplémentaires encourus pour permettre la participation « à l’activité de mobilité ainsi qu’aux visites préparatoires et couvrir les frais des accompagnateurs (y compris les frais de voyage et de séjour, si ceux-ci sont justifiés et qu’ils ne sont pas couverts pour ces participants au titre des catégories budgétaires 'Contribution aux frais de voyage' et 'Contribution aux frais de séjour'). (…)  La demande doit être justifiée par le candidat et approuvée par l’Agence nationale. Une demande peut être introduite : au stade de la candidature / en cours de projet (endéans un mois avant la fin du projet) » (Note Inclusion, AEF)

Certaines pièces justificatives sont à fournir et à conserver dans le dossier :

• les factures des frais réels encourus,
• un tableau listant ces factures et précisant le nom et l’adresse de l’organisme émetteur des factures, le montant et la devise, ainsi que la date des factures.
• en cas de financement d’un.e accompagnateur.rice, une attestation signée par l’organisation d’accueil précisant les dates réelles (confirmées) de début et de fin du séjour de cette personne.
• les pièces justificatives qui prouvent le statut de « personne à besoins spécifiques», telles que certificat médical, contrat de travail pour les accompagnateurs.

Pour information, l’agence européenne pour le développement de l’éducation des personnes à besoins spécifiques propose une plateforme qui facilite la récolte, le traitement et le transfert au niveau européen des données spécifiques à chaque pays : www.european-agency.org.

Frais de formation

« Les frais d’inscription aux formations ne sont pas couverts » (Guide du Porteur de Projet, AEF). Dans le cas où le montant de la bourse ne suffit pas à couvrir ces frais et/ou quand la formation se fait à la demande de l’institution, les frais d’inscription à une activité peuvent éventuellement être pris en charge sur fonds propres après accord de la direction de domaine, de département ou du.de la responsable hiérarchique.

Au cas où vous vous apprêtez à suivre une formation payante, il vous faudra donc toujours soumettre l’ « estimation des frais » pour signature à la direction de domaine/département et à la coordination des relations internationales (voir aussi point 3.1).